6163am银河线路公文处理实施细则（修订）

第一章 总则

第一条 为促进学校公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据上级有关规定，结合学校实际，制定本细则。

第二条 学校公文指学校以及学校内各党政机关在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的格式、行文规则、发文办理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条 学校党政办公室是学校公文处理的管理机构，负责学校的公文处理工作并指导学校内各机关的公文处理工作。

第二章 公文种类

第六条 学校机关使用的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或撤销不适当的决定事项。

（二）意见
   适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（三）通告
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
 （四）通知
 适用于传达上级机关的指示；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；发布规章制度；传达要求校内各单位办理和需要有关单位执行或者周知的事项；任免干部和聘用人员。
（五）通报
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）决议
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（七）报告
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（八）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复
适用于答复校内各单位的请示事项。
（十）函
适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准

和答复审批事项。
（十一）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 行文规则

第七条 行文应当确有必要，注重实效，力求精简，讲求针对性和可操作性。
 第八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，做到上下有别，平行机关行文平等。一般不得越级请示和报告，因特殊情况必须越级请示和报告时，应当抄报被越过的上级机关。

第九条 凡涉及其他机关职权范围的公文，一定要会签。如意见不一致，应当先行协商，待取得一致意见后方可行文。

第十条  学校党政办根据学校授权，可以向校内各单位行文，根据需要可以向校外有关机关作一般性、事务性公文的行文。

校内其它单位不得对外正式行文，校内各部门之间一般业务联系、知照性通知可以行文。

教学、教辅单位不得以本单位名义行带字号正式文件。

第十一条 校内各单位的请示、报告等重要事项可按照公文处理规则行不带字号公文。请示行文应当一文一事，送学校党政办处理。

第十二条  不符合行文规则的公文，学校党政办应退回主办机关重新办理。

第四章   公文格式
第十三条 公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标

题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、附注、抄送机关、印发机关、印发日期、页码等等部分组成。涉密公文还应包括份号、密级和保密期限；紧急公文、电报还应包括紧急程度。

（一）发文机关标志及适用范围

发文机关标志由发文机关全程或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以使用联合发文机关名称，也可以单独使用主办机关名称。

1．以学校党委名义行文，发文机关标志为“中共6163am银河线路委员会文件”或“中共6163am银河线路委员会”标志；

2．以学校行政名义行文，发文机关标志为“6163am银河线路文件”或“6163am银河线路”；

3．以学校党委保密委员会名义行文，发文机关标志为“中共6163am银河线路委员会保密委员会文件”；

4．以学校纪委名义行文，发文机关标志为“中共6163am银河线路纪律检查委员会文件”或“中共6163am银河线路纪律检查委员会”；

5．以学校工会名义行文，发文机关标志为“6163am银河线路工会文件”；

6．以学校团委名义行文，发文机关标志为“中国共产主义青年团6163am银河线路委员会文件”；

7．以党委部门名义行文，发文机关标志为“中共6163am银河线路委员会”；

8．以行政部门名义行文，发文机关标志为“6163am银河线路”；

发文机关标志为红色，除纪委、工会、团委公文的版头外，其余由学校办公室负责印制。其他机关无权印制任何形式的发文机关标志，需要时到学校党政办领取。

（二）发文字号

1.发文字号应当依次包括机关代字、年份、序号。发文字号中，年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为01或001），不加“第”字。联合行文的，使用主办机关发文字号。

（1）以学校党委名义行文的字号机关代字主要有：桂信党报、桂信党、桂信党密（涉密文件）、桂信党函。

（2）以学校行政名义行文的字号主要有：桂信报、桂信、桂信函、桂信密（涉密文件）、桂信人、桂信职改办、桂信财、桂信教、桂信学、桂信资、桂信基等。

（3）以学校党委保密委员会名义行文字号的机关代字为：桂信密。

（4）以学校纪委名义行文字号的机关代字为：桂信纪。

（5）以学校工会名义行文字号的机关代字为：桂信工。

（6）以学校团委名义行文字号的机关代字为：桂信团。

（7）以学校党政办公室名义行文字号的机关代字为：党政办。

（8）其他机关职能部门校内日常行文字号由各职能部门自行

确定并报学校党政办备案。

2.上报文件的发文字号在发文机关标志和版线之间，左空一字标注（右侧空一字标注签发人姓名），校内文件发文字号位于发文机关标识下、居中排布（不标签发人）。不带“文件”的红头文件发文字号位于发文机关标识下、公文标题上一行的右上角。

（三）签发人

上报文件应标明签发人，一般为主要负责人签发。签发人姓名用楷体三号字。

（四）标题

公文标题位于发文字号标志之下，由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。除法规性文件加书名号外，一般不用标点符号。如有多行，一般以梯形或外凸多边形排列，换行不断词。

（五）主送机关

主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称、规范化简称或同类型机关统称。主送机关标识在标题下空1行，左侧顶格，回行时仍顶格。

（六）附件

公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件应在正文下空1行左空2字标注。附件顺序号用阿拉伯数字，回行按其顺序顶格。附件应当置于主体之后与主体装订在一起。

（七）印章

公文除不使用发文字号的“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖公章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关均应加盖印章。

（八）成文日期

成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发的日期为准，电报以发出日期为准。
 （九）附注

公文如有附注即需要说明的其他事项，应当加圆括号，居左空2字，标识在成文日期下1行。

（十）抄送机关

抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称、规范化简称或同类型机关统称。印刷时间以送印日期为准。

（十一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（十二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（十三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（十四）页码。公文页数顺序号，一般奇数页页码在右下角，偶数页页码在左下角。

（十五）印刷格式和字体

文字从左至右横写、横排。一般情况下公文用纸为 A4型，双面打印，左侧装订。

文件标题用二号小标宋体字（小标宋简体、方正小标宋、方正小标宋简体）标识，段落行间距为固定值32磅。正文、发文字号、附件、附注、成文日期、抄送（抄报、发）机关用三号仿宋GB2312体字标识，正文数字用Time New Roman，签发人用三号楷体字标识。正文中一级标题为黑体三号（排序用汉字数字加顿号，如：一、），二级标题为楷体（加粗）三号（排序用汉字数字外加括号，如（二）），三级标题为仿宋GB2312（加粗）三号（排序用阿拉伯数字加中文全角点号，如3．），四级标题为仿宋GB2312（加粗）三号（排序用阿拉伯数字外加括号，如（4）），五级标题用仿宋GB2312（加粗）三号（排序用带圆圈阿拉伯数字，如⑤）；正文段落行间距为固定值29.3磅。印刷版记用四号仿宋GB2312体字标识。

第十四条 本细则所定公文格式适用于带发文字号的公文，不带发文字号的可以参照执行。

第五章  发文办理

第十五条 发文办理包括起草、审核、会签、签发、登记、校对、印制、用印、分发等程序。

第十六条  公文起草由主办单位负责起草，应当做到：

（一）符合党的路线方针政策和国家的法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）公文涉及其他部门职权范围事项的，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）起草单位负责人为公文拟制的直接责任人，应当指导把关公文起草工作。

（七）文种正确。

（八）格式规范：

1.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引发文机关和标题，后引发文字号。再次引用该公文，可以只引发文字号，不引标题。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

2.使用国家法定计量单位。

3.文内如使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

4.公文中的数字，除部分结构层次序号和在词、词组、惯用语、缩略语和具有修辞色彩的词语中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十七条 公文起草单位应当填写发文处理签，提交学校党政办。涉及其他单位的，由起草单位提交其他单位会签。

第十八条 公文文稿签发前，应当由学校党政办进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的路线方针政策和国家法律法规；是否符合上级决策部署；是否符合学校决策安全和学校规章制度；是否完整准确体现发文机关意图；所提出的政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及多个部门职权范围的事项，是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范。

（五）其他内容是否符合本细则的规定等。

第十九条  以学校党委或行政印发的校内公文应当由发文机关分管校领导签发，涉及其他单位的公文，相关单位的分管校领导应在签发人签发公文前会签。

上报公文、学校规章制度以及其他重要公文应当经学校主要负责人审批签发。

第二十条  经签发的公文，原则上不得更改，如确有需要更改的，应提交书面说明并经公文签发人签字同意方可更改。

第二十一条 学校党政办在正式印制公文之前，拟稿机关必须校对并签字认可。经校对，需要对文稿进行实质修改的，按复核程序办理，需经公文签发人签字同意。

第二十二条 学校公文必须盖印。发文处理签上无学校领导签字不得用印。如遇学校领导校外出差，须用印的，应电话请示学校领导同意后，先用印后补签。

第二十三条 校内下发的学校公文，由发起人在系统中选择接收部门或个人、或通过数字化校园发送；外送的学校公文，由拟稿机关自行送达。公文按发文程序处理完毕后，应将正式印制纸质版公文归档，并做好电子公文的保存工作。

第二十四条  涉密公文的起草、审核、登记、印制、保管、寄送等按学校有关保密管理规定管理，不得在网络流转。外送涉密公文必须由拟稿机关派出两人共同到有关机要交通部门办理传递业务，不得以普通邮件寄发。

第六章  收文办理

第二十五条  收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围的事项是否已经协商、会签；是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第七章  公文管理

第二十六条  需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档，并交由学校档案室保管。公文处理签与正式公文一起存档，所有带字号的公文，都必须归档。不带字号的日常性公文一般不予归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

第二十七条 已经移交档案室的公文，如有需要查阅的，应到档案室按照档案管理有关规定办理手续后方可查阅。未移交档案室的公文，可到学校党政办办理有关审批程序后查阅。

涉密公文由学校保密机要室按照有关规定管理，如需查阅，须按照学校有关保密管理规定，办理相应手续后方可查阅。涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第二十八条  公文的撤销和废止，由发文机关或者上级机关根据职权范围决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第八章  附则

第二十九条  本细则自公布之日起执行，原《桂林电子科技大学信息科技学院公文处理实施细则》（桂电信〔2017〕21号）同时废止。本细则由学校办公室负责解释。